Una vez que el proyecto ha desarrollado sus primeras ingenierías (como la conceptual) y la planeación se está detallando, se debe detallar también la gestión de los riesgos.
Durante una fase intermedia es típico el desarrollo y terminación de las ingenierías básica y de detalle y el inicio de la gestión de compras y contrataciones, como también el desarrollo de otras gestiones con mayor especificación (alcance, tiempo, costo, stakeholders o interesados, HSE, inmobiliaria o predial y todads las demás áreas de gestión).
Dentro del inicio de esta fase, se debe realizar un esfuerzo para que el Alcance esté totalmente definido y de esta forma solicitar la aprobación para poderlo congelar. Esto permite realizar una mejor gestión de los riesgos, ya que el alcance no debería cambiar de aquí en adelante.
2. OBJETIVO
Indicar la metodología típica para la gestión de los riesgos en una fase intermedia de un proyecto de inversión.Nota: Este contenido es libre y puede ser utilizado en beneficio de quien lo necesite, señalando el texto, copiándolo y pegándolo en un archivo de texto. Fue escrito con base en el conocimiento y múltiples experiencias en gestión de proyectos por Jaime Granados Roa (Cel.: 57-320 916 4097, email: jgranados@diprotech.co). Cualquier sugerencia es bienvenida, no contiene derechos de autor.
3. METODOLOGÍA PROPUESTA PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS EN UNA FASE INTERMEDIA EN UN PROYECTO DE INVERSIÓN
La gestión de un proyecto en una fase intermedia implica como mínimo:
- Tener el alcance detalaldo y congelado, con su representación en una WBS (Work Breakdown Structure), herramiento en donde se ilustra por paquetes de trabajo el alcance del proyecto.
- Tener las actividades detalladas para los paquetes de trabajo de ingeniería, compras y contrataciones y en forma básica las de construcción y ejecución del proyecto. Estas actividades permitirán tener un Cronograma detallado de trabajo en todas las áreas de gestión (excepto la de construcción que tendrá complementación más adelante).
- Identificación de los stakeholders o involucrados del proyecto, tanto externos como internos, junto con sus expectativas y la definición a detalle de las estretegias de gestión para el manejo de los relevantes.
- Cuantificación de los recursos asociados a las diferentes actividades, equipos y servicios requeridos para la ejecución del proyecto y su respectivo registro en un Estimativo de Costo con un grado de incertidumbre medio (con apoyo de la ingeniería básica) y bajo (con apoyo de la ingeniería de detalle).
- Definición del contratista de ingenierías básica y de detalle y también el inicio de la gestión de compras y contrataciones para la ejecución del proyecto.
- Complementación de las visitas de campo requeridas para el desarrollo de la ingeniería básica y estudios de mayor precisión.
- Implementación de las mejores Prácticas de incremento de valor para esta fase.
Teniendo como base la planeación del proyecto en una fase intermedia, la gestión de riesgos debe prever como mínimo:
- Las entradas mínimas requeridas: Para esta fase es clave contar con la siguiente información:
- Registro de riesgos con su información lo más completa posible (causas, causas raíces, controles, valoración, planes de respuesta, planes de acción y la trazabilidad del seguimiento y control).
- Listado de stakeholders, sus expectativas y estrategias de manejo preliminar.
- Estado del proyecto en alcance, tiempo y costo.
- Estrategia de ingeniería aprobada.
- Estrategia de compras y contrataciones aprobada.
- Estrategia de construcción y montaje aprobada.
- Avance de la ingeniería básica y de detalle realizado.
- Situaciones críticas detectadas por la ingeniería básica y de detalle.
- Informe de las visitas de campo y de los estudios de campo detallados (ej.: estudios de suelo, topografías, vatimetrías, etc).
- Informe de las gestiones realizadas para el proyecto de cada área de gestión (social, ambiental, inmobiliaria, HSE, etc).
- El tipo de riesgos que se espera identificar en esta fase: Son riesgos asociados a la continuación de las ingenierías (terminación la básica y la de detalle), la gestión de compras y contrataciones que se iniciará, las gestiones ambiental, social, inmobiliaria, HSE, y los asociados a las demás gestiones del proyecto.
- La metodología más apropiada para realizar la identificación de los riesgos: Se tienen diferentes metodologías, dentro de las que se presentan:
- Entrevistas con stakeholders claves y consolidación posterior.
- Realización de formatos y envió de estos a los líderes de las áreas de gestión, para su diligenciamiento de los riesgos identificados y posterior consolidación.
- Ejecución de un taller multiáreas de gestión para la identificación de los riesgos (esta es una de las más recomendadas y se puede ampliar la información en el siguiente link: http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com).
- Muchas otras técnicas que dependen del tipo de proyecto a gestionar.
- Alcance de la gestión de los riesgos (la mínima recomendada): El alcance en la gestión de los riesgos para una fase intermedia de un proyecto es:
- Validación de los riesgos identificados a la fecha y revisión de su actual valoración.
- Gestión de posibles riesgos materializados.
- Identificación de posibles riesgos nuevos (diferentes a los ya identificados y propios de lo que viene en el desarrollo del proyecto), relevantes y específicos de cada área de gestión.
- Revisión de las causas y definición de las causas raíces.
- Acotación preliminar de los impactos en el proyecto o consecuencias.
- Identificación de los controles específicos que pueden generar mitigación a los riesgos identificados (procedimientos, políticas y estándares de compañía).
- Valoración cualitativa de los riesgos con base en una matriz de consecuencias vs probabilidad de ocurrencia, que permita priorizarlos y clasificarlos (Altos, Medios y Bajos)
- Identificación de los planes de acción preliminares para los riesgos clasificados como Altos y Medios.
- Registro de toda la información de riesgos y trazabilidad por escrito.
- Revisión de los riesgos que impactan el Cronograma y el Estimativo de costos del proyecto y relacionamiento con las principales actividades y rubros respectivamente.
- Cálculo de la contingencia en tiempo para el Cronograma y en costo para el Estimativo de costos, con base en la totalidad de los riesgos identificados y con apoyo de un software que permita realizar las sensibilizaciones probabilísticas.
- Seguimiento y control periódico a los riesgos clasificados como Altos y Medios y no tan contínuo a los Bajos, con cada líder de cada área de gestión del proyecto.
- Informe mensual a la Gerencia del proyecto, relacionando la gestión de riesgos efectuada en el proyecto y las alarmas derivadas a los riesgos altos, bajas gestiones efectuadas y posibles materializaciones.
- El momento más oportuno para su realización: En una fase intermedia es conveniente esperar que el equipo base del proyecto haya realizado visitas a campo y se tengan los primeros reportes de estas visitas y de los estudios de campo (suelos, topográficos, etc) y que al menos se tenga un avance de un 40% de la ingeniería básica (en algunas ocasiones se repite la gestión de validación e identificación de posibles riesgos nuevos con el desarrollo de la ingeniería de detalle).
4. DERECHOS DE AUTOR
Este artículo no tiene derechos de autor y es libre de utilizar por quien lo consideré útil para el desarrollo de sus actividades. La información se puede seleccionar con el mouse, copiar y pegar en una hoja de texto. En caso de copiar en forma exacta, favor hacer mención del autor. Mil gracias.
Espero que estos apuntes sean de su interés. Con mucho gusto cualquier aclaración o si es requerido una consultoría de riesgos en su proyecto.
Mil gracias.
Para complementación de alguno de los puntos o mayor detalle, pueden contactar a:
Ing. Jaime Granados Roa
E-mail: jgranados@diprotech.co
Celular: (57) 320 916 40 97
Diprotech SAS
www.diprotech.co
Ciudad: Bogotá - Colombia.
Otros artículos que le pueden interesar:
| # | TÍTULO | |
| 1 | Como lograr reuniones efectivas. | |
| http://lasreunionesefectivas.blogspot.com/ | ||
| 2 | TIPs claves para la gestión funcional de un proyecto. | |
| http://mejorespracticasparagestionproyectos.blogspot.com | ||
| 3 | PDRI - Herramienta para medir la definición de un proyecto (Tipo Infraestructura). | |
| http://definicionpdri.blogspot.com | ||
| 4 | Gestión del conocimiento: Identificación de lecciones por aprender. | |
| http://identificacionleccionesporaprender.blogspot.com/ | ||
| 5 | Gestión del conocimiento: implementación de lecciones aprendidas. | |
| http://implementacionleccionesaprendidas.blogspot.com/ | ||
| 6 | Generalidades de la gestión de riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://gestionderiesgosgeneralidades.blogspot.com/ | ||
| 7 | Gestión de riesgos en una fase temprana (planeación) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfasetemprana.blogspot.com/ | ||
| 8 | Gestión de riesgos en la definición de las estrategias de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosdefinicionestrategias.blogspot.com/ | ||
| 9 | Optimización de talleres para identificar riesgos en proyectos de inversión. | |
| http://optimizaciontalleresriesgos.blogspot.com | ||
| 10 | Gestión de riesgos en una fase intermedia (planeación avanzada) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosfaseintermedia.blogspot.com/ | ||
| 11 | Gestión de riesgos en compras anticipadas o tempranas y equipos y servición críticos. | |
| http://gestionderiesgoscomprastempranas.blogspot.com/ | ||
| 12 | Gestión integrada de riesgos con todas las áreas de gestión de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosintegrada.blogspot.com/ | ||
| 13 | Gestión de riesgos materializados de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosmaterializados.blogspot.com/ | ||
| 14 | Gestión de riesgos durante la ejecución (construcción y montaje) de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgosejecucion.blogspot.com/ | ||
| 15 | Gestión de riesgos durante las pruebas (precommissioning and commissioning) y la puesta en marcha y operación. | |
| http://gestionderiesgospca.blogspot.com/ | ||
| 16 | Gestión de riesgos en el cierre de un proyecto. | |
| http://gestionderiesgoscierreproyecto.blogspot.com/ | ||
| 17 | IGR: Índice de gestión de riesgos en proyectos | |
| http://igrderiesgos.blogspot.com/ | ||
| 18 | Gestión de riesgos en proyectos: cálculo de contingencia y escalación (en Presupuesto y en Cronograma). | |
| http://gestionderiesgoscontingencia.blogspot.com/ | ||
| 19 | Contrato de prestación de servicios para construcción de Obra. | |
| http://contratoconstruccion.blogspot.com | ||
| 20 | Como realizar la gestión de prioridades. | |
| http://gestionarprioridades.blogspot.com | ||
| 21 | Maduración de proyectos de inversión | |
| http://maduraciondeproyectos.blogspot.com | ||
| 22 | Toma de decisiones: Matriz multicriterio o multiatributo. | |
| http://matrizmulticriterio.blogspot.com | ||
| 23 | Portafolio gestión de proyectos de inversión | |
| http://portafoliogestionproyectos.blogspot.com | ||
